Как оформляется отказ

Содержание

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

Как оформляется отказ

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

  1. Поблагодарить.
  2. Сообщить об отказе.
  3. Описать главную причину отказа.
  4. Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя]

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Источник: https://clubshuttle.ru/kak-napisat-pismo-otkaz

Отказ от наследства в пользу других лиц: заявление, документы, сроки, стоимость услуг нотариуса

Как оформляется отказ

При нежелании наследника вступать в наследственные права он вправе оформить официальный отказ от наследства. Такая возможность закреплена за ним в Гражданском кодексе ст. 1158.

Особенности

Отказ от наследования не зависит от воли других лиц и может происходить независимо от их желания. Он заключается в нежелании наследников вступать в права собственности в отношении имущества наследодателя.

Отказ от наследства имеет следующие отличительные черты:

  • он оформляется в виде заявления, которое передается нотариусу;
  • его необходимо составить в пределах срока, установленного для принятия наследства;
  • заявление от отказе от наследства допускается подать даже после того, как наследник начал пользоваться имуществом;
  • отказ не может предполагать особых условий: например, о передаче наследнику иного имущества, вместо которого он отказался;
  • в некоторых случаях на оформление отказа требуется получать разрешение от органов опеки.

Наконец, отказ имеет бесповоротный характер и не имеет обратной силы.

Отказ от наследства может иметь две вариации:

  1. С указанием круга лиц, которым достанется имущество отказника.
  2. Без указания граждан, которым отойдет наследство.

После подписания отказной наследник теряет свои права на имущество, его освобождают от долговых обязательств (если таковые переходили по наследству), имущество распределяется между иными наследниками.

Согласно п. 3 ст. 1157 ГК РФ отказ от наследства не имеет обратной силы и не может быть в дальнейшем отозван. Поэтому стоит предварительно внимательно взвесить все последствия такого решения.

Также наследник не сможет в будущем участвовать в перераспределении унаследованного имущества.

Как отказаться от наследства?

Отказ от наследства допускается оформить:

  1. В пользу других лиц, указанных в завещании.
  2. В пользу другого наследника по закону, даже если он изначально не входил в круг претендентов (например, единственный наследник первой очереди пишет отказ в пользу наследника второй очереди).
  3. В пользу наследников по праву представления (имеет силу, когда наследник умирает до открытия наследства).
  4. В пользу наследников в рамках наследственной трансмиссии (вступает в действие, когда потомки переживают истинных наследников).

Например, после смерти женщины ее имущество переходит к ее мужу и сыну, каждому достается по доле 1/2. Муж оформил отказ от наследства. Следовательно, все права на имущество покойной переходит к сыну.

Другой пример. Сын отказался от имущества отца. Других претендентов из состава первой очереди по закону не было. Поэтому имущество перешло к наследникам второй очереди: брату и сестре.

Для того чтобы отказаться от наследования имущества, наследнику следует предпринять активные действия: написать заявление нотариусу или в сложных случаях обратиться в суд.

Для отказа от наследства во внесудебном порядке необходимо написать нотариусу соответствующее заявление. Если наследование велось по нормам закона, то наследник вправе отказаться только в пользу своего родственника в пределах одной очередности, и только если таковые отсутствуют – в пользу родственника из другой очереди наследования.

Заявление об отказе от наследства передается в течение полугода после смерти наследодателя. Его можно написать уже после подписания заявления на вступление в наследство, но главное – уложиться в 6-месячные рамки.

Заявление об отказе от наследства пишется непосредственно самим наследником, который бы хотел отказаться от имущества. Оно подается не любому нотариусу, а тому, кто уполномочен за ведение наследственного дела.

Заявление можно передать одним из трех способов, прописанных в ст. 1159 ГК:

  1. Путем самостоятельной подачи заявления нотариусу.
  2. Отправка по почте или передача через уполномоченного представителя. Этот способ подойдет тем гражданам, которые проживают в другом регионе. Перед отправкой заявления его нужно заверить в любой нотариальной конторе.

Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать некоторые обязательные сведения:

  • ФИО нотариуса, кому подается заявление;
  • указание на наследодателя;
  • основание для принятия наследства: по закону или завещанию;
  • отказ от принятия имущества;
  • лицо, в пользу которого гражданин хотел бы передать свою долю (необязательно);
  • перечень прилагаемой документации;
  • дата и подпись.

Подпись в заявлении не должна отличаться от той, которая содержится в паспорте.

Госпошлина за принятие заявления об отказе составит 100 р.

Отказ от наследства допускается оформить и через суд. Если наследник получил свидетельство о праве на наследство, а потом вдруг решил отказаться от него (например, узнал о крупных долгах наследодателя), то ему для этого требуется обратиться в суд.

В случае если наследник фактически принял наследство (совершил соответствующие действия), то судья может признать его отказавшимся от наследства по уважительным причинам (согласно п. 2 ст. 1157 ГК).

Принятие наследства или отказ от него являются исключительным правом наследника. Но Гражданский кодекс предусмотрел возможность только полного отказа. Во многом этого сделано для того, чтобы наследники не отказывались только от долгов, приобретая только активы.

Как отказаться от завещания в пользу других лиц или родственника после смерти

При написании отказа в пользу другого наследника стоит учитывать несколько важных правил:

  1. Его не допускается написать на обязательную долю в наследстве по закону (если наследник хочет отказаться от обязательной доли в наследстве, он может сделать это только без указания конкретного перечня лиц).
  2. Не допускается прописывать в заявлении об отказе условия подписания отказа: например, требование предоставить иное имущество взамен того, от которого отказались.
  3. Не разрешается оформить отказ от обязательной доли и от имущества, которое не учли в завещании (согласно ст. 1158 ГК РФ).

Если наследство распределяется по завещанию, то отказ можно оформить только в пользу другого лица, указанного в завещании. Согласно п. 1 ст. 1158 Гражданского кодекса, наследник не вправе отказаться от наследства в пользу любого выбранного им произвольно лица.

Но если из числа лиц, входящих в круг наследников, он не смог подобрать претендента, то может написать отказ без указания лица, которому отойдет его доля. При этом при распределении имущества, которое принадлежало отказнику, будут применяться правила, указанные в ст. 1161 ГК РФ.

При наследовании по завещательным принципам доля отказника распределяется между лицами, указанными в завещании. При этом размеры их долей и порядок раздела собственности могут быть установлены в «последней воле» наследодателя.

Если завещатель не был уверен, что его наследник доживет до момента принятия наследства и получит его, то он может прописать в завещании запасное лицо («поднаследника»). В этом случае все отказное имущество передается поднаследнику.

Наследник, который был единственным указанным в завещании лицом, не вправе отказываться в пользу определенного лица.

Как отказаться от наследства после 6 месяцев

Наследнику совсем не обязательно писать заявление об отказе от имущества или участвовать в судебных разбирательствах для этого. Он может отказаться от наследства путем бездействия.

Если наследник не подаст заявление о принятии наследства в течение полугода после смерти покойного, то его доля будет распределена между другими наследниками. При этом гражданин, который не принял наследство, в дальнейшем может восстановить свои права как наследника через суд, если у него имелись уважительные причины для пропуска сроков.

Если же он этого не сделает, то считается, что наследник добровольно передал свои права другим. Госпошлина за такой добровольный отказ от наследства уплате не подлежит.

Суть частичного отказа

Законодательно предусмотрена только возможность полного отказа от всего имущества наследодателя.

Нельзя отказаться от переходящей по наследству машины, но унаследовать квартиру. Также не допускается отказ от наследования долговых обязательств покойного одновременно с оформлением по наследству его имущества в собственность.

Например, наследодатель оставил после себя машину и кредит в размере 100 тыс. р. Для того чтобы унаследовать машину, наследники должны принять на себя обязательства по кредиту.

При этом п. 3 ст. 1158 Гражданского кодекса предусматривает одно исключение, которое допускает возможность частичного отказа от наследства. Это случаи, когда наследник получает наследство одновременно по нескольким основаниям.

Например, по завещанию и по закону, в порядке наследственной трансмиссии и в результате открытия наследства. В данном случае он вправе отказаться от наследства по одному из указанных оснований или одновременно по всем. Например, можно отказаться от причитающегося по закону дома как наследнику первой очереди и принять квартиру по завещанию.

Указанная ситуация достаточно часто встречается, если в завещании оговорено не все имущество наследодателя.

Например, отец оставил сыну по завещанию квартиру и машину. Также у него был открыт небольшой вклад в банке в размере 300 тыс. р. и оформлен кредит на 450 тыс. р. Они не были указаны в завещании, но сыну как наследнику первой очереди они должны отойти по закону. Сыну выгоднее оформить отказ от наследства по закону, так как долги превысили величину вклада.

Отказ от части наследства производится на общих основаниях. Для этого пишется заявление на имя нотариуса с указанием основания наследования, от которого отказывается лицо. Также здесь можно указать конкретное лицо, к которому перейдет его доля.

Когда отказаться от наследства нельзя?

Отказ от наследства не допускается в следующих случаях:

  1. По завещанию в пользу другого лица: если наследодатель заранее предусмотрел такую возможность и указал других возможных претендентов, которым должно перейти данное имущество при отказе основного наследника.
  2. Когда наследник хочет отказаться от наследства в пользу лица, которого официально признали недостойным наследником.
  3. Когда несовершеннолетний и недееспособный наследник хочет отказаться от обязательной доли без согласия органов опеки.
  4. Когда наследник хочет оформить отказ от обязательной доли в пользу определенного лица.
  5. Если истекли 6-месячные сроки для отказа (в этом случае требуется обращение в суд).

Как оспорить отказ

Иногда возникают ситуации, когда отказ от наследства подписывается под влиянием внешних факторов. Нередко это злоупотребление доверием со стороны другого наследника, который обещает передать в дальнейшем компенсацию за унаследованное имущество в обмен на отказную. Затем получивший права собственности наследник отказывается от устных договоренностей и не дает никаких компенсаций.

Если наследник оказался обманутым, то способа восстановления своих наследственных прав через нотариуса не предусмотрено. Единственным вариантом является обращение в суд и изложение обстоятельств дела, которые привели к неосознанному подписанию отказа.

В качестве оснований для оспаривания отказной можно выделить:

  1. Несоответствие документа установленной форме по требованиям законодательства (отсутствует подпись заявителя, нотариальное заверение или не указаны его паспортные данные).
  2. Заявление было составлено раньше, чем открыто наследство (до даты смерти наследодателя).
  3. Документ написало недееспособное или ограниченно дееспособное лицо.
  4. Отказ составил несовершеннолетний без согласия родителей и одобрения органов опеки.
  5. Заявителя ввели в заблуждение при передаче документации.
  6. Заявление написали под воздействием шантажа, угроз или обмана.

Инициатором судебного разбирательства может стать как сам отказник, так и другое лицо.

Рассмотрением подобных дел занимаются районные суды по месту открытия наследства. Срок исковой давности установлен в течение года после регистрации отказа от наследства. Для ничтожных сделок срок исковой давности составляет 3 года.

В исковом заявлении нужно прописать следующие моменты:

  1. Наименование суда и его адрес.
  2. ФИО, адрес истца и ответчика.
  3. Сведения о третьих лицах.
  4. Цена иска.
  5. Наименование документа.
  6. Основной текст заявления.
  7. Основания для признания документа недействительным.
  8. Суть просьбы.
  9. Дата и подпись заявителя.

К иску нужно приложить квитанцию с оплаченной госпошлиной, а также бумаги, подтверждающие изложенные в заявлении обстоятельства.

Госпошлина варьируется в зависимости от того, в каких рамках проходит слушание по делу: в рамках обычного производства или искового производства. В первом случае она составит 300 р., во втором – ее величина будет привязана к стоимости наследуемого имущества.

Например, если стоимость имущества составила 20-100 тыс. р., то наследник уплачивает госпошлину в размере 800 р. +3% от суммы более 20 тыс. р. Иногда требуются дополнительные затраты на юридическое сопровождение судебного процесса. Они составят около 15-45 тыс. р.

Если требования истца будут удовлетворены, то наследнику следует вновь обратиться в суд для оформления наследства.

Таким образом, отказаться от наследства вправе любой наследник. Отказ может иметь адресный характер (направлен в адрес определенного лица) или абсолютный (без указания такового).

Для отказа от наследства достаточно подать заявление нотариусу.

При его принятии нотариус обязан разъяснить правовые последствия отказной: что это действие не имеет обратной силы, и принять в дальнейшем наследство лицо не сможет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/semejnoje/nasledstvo/otkaz-4.html

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Как оформляется отказ

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

 При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  •  мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  •  нам неприятно отвечать отказом;
  •  нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.

Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.

Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

 «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

 2) письмо-отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

 «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

 «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

 «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

 «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

 «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказИнструменты корректности
Добрый день, Владимир!Персональная адресованность
Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!Благодарность за отклик на предложение
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

 Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию  тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по  Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

Источник: https://training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html

Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы

Как оформляется отказ

Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, чаще всего ответ на все эти сообщения является отрицательным. Обычно подобная корреспонденция просто остается без ответа.

Но в ряде случаев приходится писать письмо-отказ. Такие документы надо уметь составлять, т.к.

их содержание и форма подачи говорят не только о культурности и образованности автора, но и формируют имидж самого предприятия в самых разнообразных средах.

По каким поводам происходит деловая переписка

Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п.

Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно.

Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.

Общие сведения о деловом письме

Письмо-отказ представляет собой один из видов деловой переписки и, соответственно, его форма и содержание должны подчиняться общим правилам составления подобной корреспонденции.

  • во-первых, текст документа должен быть структурированным, разделенным на три части – начало, основной текст и заключение. Начало содержит заголовок, обращение и реквизиты организации-отправителя. Основной текст (для лучшего его восприятия) необходимо разделять на абзацы. Заключение содержит резюме всего письма, дату составления и подписи ответственных лиц;
  • во-вторых, стиль письма должен быть лаконичным, без сложных фраз и большого количества специальной терминологии. Не рекомендуется текст размером более одной страницы;
  • в-третьих, тон письма должен быть деловым, выдержанным, вежливым. Грубость недопустима. Эмоциональные оценки – тоже. Однако нежелательна и чрезмерная сухость послания;
  • в-четвертых, письмо должно быть грамотным и соответствовать всем правилам русского языка: стилистическим, орфографическим, пунктуационным, лексическим. В противном случае оно оставляет неприятное впечатление и снижает вероятность дальнейшего сотрудничества, даже если по другим критериям оно станет возможным;
  • в-пятых, не допускаются зачеркивания, подчистки и другие признаки корректуры. Желательно также обойтись без большого количества сокращений и аббревиатур;
  • в-шестых, традиционно принято, что деловая корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman. Размер шрифта – 12, интервал одинарный.
  • и последнее. При составлении любого делового письма (в том числе и письма-отказа) следует помнить о том, что подобная корреспонденция может иметь различные юридические последствия.

Как оформить отказ

Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.

  1. Отказ не должен быть обидным для первоначального отправителя. Более того, оно должно содержать в себе благодарность за то, что отправитель выбрал именно вашу организацию. Во-первых, это диктуется деловым этикетом, а, во-вторых, не исключено, что в дальнейшем партнерство и сотрудничество все-таки станут возможны.
  2. По этой же причине отказ не должен быть категорическим. Наоборот, очень благоприятное впечатление производит указание условий, которые позволят в дальнейшем установить деловые отношения. Одновременно это покажет, что полученное предложение было максимально подробно изучено.
  3. Хотя немотивированный отказ вполне допустим, лучше, все-таки, привести причины, которые вынудили отказаться от предложения и обязательно высказать похвалу по поводу предложения или его автора.
  4. Если возможно, то рекомендуется посоветовать другие организации, которые могут заинтересоваться высказанным предложением. Это продемонстрирует адресату вашу благожелательность.

На имя кого писать

Письмо отказ должно быть адресовано персонально автору поступившего предложения.

Мало того, что этим лишний раз подчеркивается уважение к автору. Таким образом уменьшается и вероятность того, что ваш ответ затеряется в ворохе прочей корреспонденции. Но встречаются случаи, когда подписи конкретного человека под предложением не было. Тогда допустима безличная форма обращения, например: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Оформление письма-отказа

Подобный документ можно оформить на бланке организации, содержащим все ее реквизиты, а можно на простом листе бумаги формата А4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки.

Наиболее предпочтительным именно в случае письма-отказа является вариант рукописного письма на фирменном бланке. Это будет свидетельствовать о теплом отношении к автору предложения и заинтересованности в возможности сотрудничества в недалеком будущем.

Но, естественно, почерк, которым написано послание, должен быть легко читаемым (еще лучше – каллиграфическим).

Документ составляется в единственном экземпляре и фиксируется в журнале исходящей корреспонденции с указанием даты, номера и краткого содержания. Эта информация может потребоваться для подтверждения факта отправки этого письма.

Наличие печати не является обязательным, начиная с 2016 года.

Кто должен подписать письмо-отказ

Конечно, чем выше должность подписанта, тем лучшее впечатление производит даже отказ.

Но понятно, что тем больше предприятие и разветвленнее его структура, тем меньше шансов на то, что данный документ дойдет до директора.

Поэтому на практике его подписывают люди, имеющие право создания и подписи подобных бумаг. Это могут быть юрист, секретарь, руководитель подразделения или специалист соответствующего профиля.

Как отправить письмо

Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.

Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.

Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.

Письмо-отказ от сотрудничества

Указывайте точный адресат письма. Если это должностное лицо организации, то ее название также необходимо упомянуть. Используя вежливую форму обращения, необходимо поблагодарить автора за сделанное предложение.

В основной части вашего послания необходимо сослаться на первоначальное письмо и кратко, но четко изложить причины, приведшие к отказу. Если предложение содержало сопроводительные документы, то покажите, что вы со всеми ознакомились.

Крайне желательно выразить надежду, что в дальнейшем сотрудничество все-таки может иметь место и указать условия, выполнение которых сделает это возможным. Подпишите и датируйте письмо. И не забудьте его зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Приведем образец (во всех последующих примерах, не показаны части с реквизитами и подписями, так как они никаких сложностей вызывать не должны):

Скачать бланк письма – отказа от сотрудничества

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Данное письмо, по сути, практически не отличается от предыдущего и состоит из тех же частей:

  • обращение;
  • благодарность за предложение;
  • упоминание темы предложения;
  • причины отказа;
  • выражение возможности дальнейшего сотрудничества;
  • подпись;
  • дата;
  • внутренний исходящий регистрационный номер.

Все это видно из примера:

Скачать бланк письма – отказа от участия в мероприятии

Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним

Это, пожалуй, самый трудный случай. Вообще отказывать неприятно, а если уж вы с ним не согласны… Это был кандидат, подобранный именно вами. Вам очень нравился данный поставщик. Да мало ли что.

И когда вышестоящий руководитель принимает решение об отказе, возникает соблазн спрятаться за его спину. Это можно сделать с помощью примерной формулировки «Наше руководство решило отказаться…».

Но это неверный путь, который выставляет вашу организацию в неприглядном свете, представляя ее несерьезным учреждением. Кроме того, такой подход подрывает и ваш авторитет, как лица, принимающего решения.

Поэтому всегда используйте местоимение «мы», а не «они», и лучшей формулировкой будет примерное: «После длительных дискуссий мы решили отказаться от…».

Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи

Тоже сложный вариант подобного письма. Вам жаль потраченного на работу времени. Вы тщетно и долго пытались осуществить проект, заставить идею работать. Ваш сторонний коллега наверняка в курсе возникших проблем и сложностей, поэтому само письмо может быть немногословным. Например:

Скачать бланк письма – отказа в случае несрабатывания идеи

Кстати, в данном конкретном случае вообще может быть достаточно простого телефонного звонка.

Письмо-отказ о предоставлении отпуска

Иногда руководителю приходится писать и такие отказы. Все правила написания сохраняются. Особенное внимание надо уделить формулировкам важности вклада заявителя в общее дело и его незаменимости. Следует подчеркнуть, что отпуск будет предоставлен, как только препятствующие ему обстоятельства исчезнут.

Скачать бланк письма – отказа о предоставлении отпуска

Письмо-отказ в предоставлении работы

И здесь надо подчеркнуть свою заинтересованность в кандидате, готовность в будущем предоставить ему работу, несмотря на отказ в настоящее время

Скачать бланк письма – отказа в предоставлении работы

Письмо-отказ от предложения о работе

Иногда встречаются и такие письма. Соискатель на какую-либо должность может отказаться от нее.

Еще более вероятен отказ известного в своих кругах специалиста, если к нему поступило предложение о занятии вакантной должности от какого-либо малоизвестного предприятия. Но и в этом случае необходимо соблюдать все правила делового этикета – от тона письма до подписи.

Укажите название должности, причины отказа и помните, что потенциальный работодатель может изменить предлагаемые условия трудового договора в лучшую для вас сторону.

Скачать бланк письма – отказа от предложения о работе

Мы рассмотрели общие правила написания и несколько примеров писем-отказов. Умение писать такие послания являются неотъемлемой частью бизнес-навыков любого успешного предпринимателя или сотрудника компании, занимающего более или менее руководящую должность.

Остается только пожелать, чтобы эти умения требовались вам как можно реже.

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-otkaz/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.